Искусство управления делами. Матрица приоритетов. Создание своей матрицы.

Среда, 04 Сентябрь 2013 02:44

Искусство управления делами. Матрица приоритетов. Создание своей матрицы.

В этой статье мы рассмотрим, как составить список всех дел, которые «сидят» у Вас в голове и Вы просто не можете в них разобраться. И что с ними нужно делать дальше.

 Лично мне эта система очень помогла. Я сделала план на неделю и теперь успешно, хоть и небольшими  шажками, продвигаюсь к цели. Предыдущие попытки навести порядок в делах (по другим методикам) результат не принесли. Это же просто спасение. 

1) Находим время для уединения, вооружаемся ручкой и листиком, и пишем

Пишем абсолютно всё, что придёт в голову. Всё, чего хотим и хотели, даже если это было очень давно. К примеру, пункт «дочитать «Войну и мир» тоже стоит записать. Почему – да потому, что эта мысль тоже отнимает Ваше время, даже если Вы её отбрасываете за неактуальностью.
Для удобства составления списка можно разбить все дела по категориям. Т.е. сначала придумать категории, а потом по ним писать список.
Мой вариант, например такой (список дел, желаний и чему хотим научиться):
- Домашние дела (список);
- Развитие и воспитание ребёнка (список);
- Красота, здоровье (список);
- Обучение (список);
- Бизнес (список);
- Ещё дела (список).
Получилось 25 дел в списке.
Список можно составлять не один день. А недодуманные дела можно будет написать в любую минуту.

2) Сортируем по критериям

Сначала я просто писала на бумажечке, как написано в книге.
КНИЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: "Когда ты составил список дел, каждое дело рассматривается с точки зрения доступности и значимости. Доступность в свою очередь делится на подготовленность и срочность. Каждый из этих критериев оцениваем по пятибалльной шкале. Чем дело более подготовлено, тем выше балл, аналогично, с определением срочности. И так получается, что самое подготовленное и срочное дело будет 5 + 5. Или 10 баллов по доступности. Точно также оцениваем это дело с точки зрения значимости. Ставим баллы от одного до пяти за лично значимое и профессионально значимое. В итоге каждое дело будет иметь четыре балла.

Доступность (минимум 2 - максимум 10), складываем:
- подготовленность (минимум 1 - максимум 5);
- срочность (минимум 1 - максимум 5).

Первый критерий - это подготовленность ресурсов: твоя готовность к действиям, твои знания, твои прошлые опыты работы, при этом неважно работал ты раньше в этой сфере или нет, наличие людей, наличие других людей с этими знаниями рядом с тобой, которые нужны для этой цели, для ее реализации. Вторая – наличие денег и третья - наличие времени. Ты оцениваешь подготовленность своих ресурсов, к использованию для этого проекта по пятибалльной шкале.
Следующий момент срочность. Т.е. как быстро должны эти дела быть решены, насколько ресурсы должны быть необходимы.

Значимость (минимум 2 - максимум 10) , складываем:
- личная (минимум 1 - максимум 5);
- профессиональная (минимум 1 - максимум 5).

Опять работаем со своими целями. Теперь со вторым большим параметром, и тоже подразделяется на два: лично значимые и не лично значимые. Определяешь личную значимость этого проекта для себя, потому что очень много целей навязанных. На работе есть лично значимые проекты, а есть профессионально значимые, это может быть связано с карьерой, бизнесом, с продвижением по службе, по карьере, твоей зарплатой, с увеличением уровня дохода.

ВНИМАНИЕ, МОИ НОВШЕСТВА:

Я сделала такую табличку, по которой это сделать очень легко.

Во-первых, оценку сделала не от 1, а от 0 (минимум 0 - максимум 5). Т.к. по этой методике минимум получается 2 - максимум 10, что, как мне кажется, нечестно. Мы теряем половину квадрата зоны IV, т.к. начинаем оценивать не с начала зоны. Теряется объективность. А нам нужно быть честными, в первую очередь, перед собой.
Во-вторых. Параметр «подготовленность» я разбила на 5 пунктов, которые оцениваются 0 или 1.
Так легче оценить ситуацию. И легче понять, что же нужно исправлять.
- готовность (т.е. всё ли готово для внедрения нашего дела, да – 1, если что-то нудно приобрести, кого-то дождаться и прочие лишние движения – ставим 0);
- знания (если мы знаем, как это делать – 1, ещё нужно узнавать и учиться – 0);
- финансы (если они есть, специально отложены или не требуются вовсе – 1, если их ещё нужно вкладывать, доставать где-то – 0);
- время (у меня его всегда нет, но теоретически, если вы можете позволить себе выделить на дело время – 1, если нет – 0);
- преграды (ничего не мешает – 1, есть помехи со стороны – 0).
Постараюсь пояснить последний пункт. Когда я занималась Орифлейм по методе работы в соцсетях, это не нравилось никому из моей семьи и сразу начинался скандал. Приходилось заниматься ночью, и чтоб никто не видел. Это и была для меня преграда. Возможно, Вы вынуждены что-то откладывать или скрывать от родных, начальства. Т.е если есть помеха со стороны, которую приходится обходить для выполнения этого дела, то пишем 0.
Третье. У меня получилось столько дел в таблице, что многие просто совпадали на графике, попадали в одну точку просто группами. И я задумалась, как их ещё можно отодвинуть друг от друга. И решила, что не учтён ещё один фактор – желание/нежелание заниматься этим делом. И всем известно, что те вещи, которые мы делать хотим, всегда идут быстрее, легче. Веселее. Так и появился у меня этот фактор.
На графике не удобно писать 0 или 1, и я стала обводить дело кружочком, если хочу его делать и крестиком, если нет. Приоритет среди одинаково оцененных дел имеют те дела, что обозначены кружочком.
Введение этого параметра позволило решить ещё одну проблему. Многие дела попадали на границы пересечения зон. И совершенно было непонятно, куда его отнести. Самая проблемная точка – пересечение всех 4х зон (5;5). В этом случае я сдвигаю дело в нужную зону, добавляя или отнимая 1, в зависимости от желания выполнения этого дела.
К примеру, попало оно на грань 1й и 2й зоной. Хочу этим заниматься – сдвигаю в зону 1, не хочу – в зону 2.

3) Заносим в матрицу приоритета

По книге: «Если пересечение произошло в зоне 1, значит мы идем и делаем это дело, нам ничего не мешает это сделать. Если - в зоне 2, дело надо отложить, это бывает, когда ресурсов недостаточно, то есть нужно еще к чему-то подготовиться: мало знаний или уехал человек – специалист в этой области, ты его ждешь.  Вот это постоянно надо пересматривать. Если дело находится в зоне 3, это значит, что нужно переформулировать цель. Такая формулировка тебя не мотивирует. Ну а в зоне 4 находятся дела, от которых надо смело отказаться (как можно быстрее). Тебе душу эта цель не греет. Либо сейчас для нее совсем не время.»
Лично я не отказывалась ни от каких своих дел, в какую бы зону они не попали. Просто откладываю их «до востребования», пока не появится свободное время или дополнительная мотивация, или другие условия изменятся. Хотя, может в книге и сказано довольно жестко «отказаться», это сделано для того, чтоб не отвлекаться на данное дело. А также автор добавил, что если оно, дело, нужно, к нему обязательно вернёшься потом, и оно уже будет в более приоритетной зоне.
Моя матрица:


По ней видно, что многие дела попали на границы, и я их потом сдвигала.
Матрица составлена. Продолжение следует))
==========
Источник: по системе из книги Алексея Морозова «7 Убойных Секретов Управления Делами».
Автор: ShadeNataly