Эффективно распределяем дела (Принцип Парето и ABC-техника)

Четверг, 05 Февраль 2015 10:54

Эффективно распределяем дела (Принцип Парето и ABC-техника)

В последнее время тайм-менеджмент стал достаточно популярен и у нас, в славянских странах, написано много книг, и информации в интернет выложено достаточно. Многие техники очень похожи и основываются прежде всего на выработке самодисциплины, планировании и правильном распределении задач и времени.

Один из принципов, о котором доводиться слышать чаще всего - Принцип Вильфредо Парето 20:80 (итальянский экономист, живущий 1848-1923 гг.). это принцип распределения приоритетов.

«За 20% времени, затраченного на достижение поставленной цели достигается 80% успеха».

Он работает в разных направлениях.

К примеру:

* 20% клиентов обеспечивают прибыль 80%,

* 20% сообщений в газете самые важные и приносят 80% информации.

Всё как бы понятно, интересно, но КАК воспользоваться этим методом для себя? Как его применить?

Пробуем:

1) Берем за основу свою цель (Например, изучить иностранный язык). Звучит обнадёживающе, но пока даже не понятно, что нужно для этого сделать.

2) Мы должны расписать все дела, связанные с данной целью. Т.е. изначально идут подготовительные меры – Не нужно «изобретать велосипед», находим знакомых или изучаем интернет, как люди решали подобные задачи ранее, подбираем для себя оптимальный метод. На нашем примере, можно пойти на курсы, нанять репетитора, найти курсы в интернете или самостоятельно по книгам, специальным сайтам для общения. Возьмем самостоятельное обучение и разобьем его конкретные задачи: изучение грамматики, произношения, словарный запас, чтение литературы и прочее.

3) Определяем из всего списка самые важные (первоочередные) дела, которые и должны дать 80% результата. Для этого, конечно, нужно разобраться в самом деле или найти того, кто в курсе и получить консультацию. В нашем примере, представим, что язык нам нужен для посещения этой страны, и как можно, скорее, поэтому разговорная её часть наиболее важна для нас, и произношение + словарный запас выходят на первое место. Писать, возможно, особо и не придётся.

Комментарий в тему: Что касается английского языка, мне кажется, что по этому пути пошли студия МИТЛАНД. На своих презентациях они на первое место выделяют именно произношение. И сразу же учат его по какой-нибудь известной песенке, даже не придавая значения её смыслу. А что касается словарного запаса, то в этом случае применяют метод ассоциаций (как это слово звучит на Вашем рожном языке, на что похоже, связать чет-то запоминающимся эти два понятия). Другие студии или ведущие курсов работают иначе. Александр Драгункин, например, сразу упрощает грамматику до понимания её буквально «одной строкой» и совершенно не уделяет внимания произношению на первых этапах. Игорь Серов предлагает использовать качественный аудиокурс, литературу и тематические карточки (ну, и, пользоваться секретной методикой спецслужб). Т.е вариантов много, было бы желание и мотивация.

4) Оставшиеся дела распределяем по важности и срочные. Неважные и срочные делегируем (всё что только возможно). О примере. Новые слова, конечно, за нас никто не выучит, но вот купить литературу или съездить договориться о консультации, записаться на курс или любое другое подготовительное дело вполне можно делегировать (тут главное найти, кому).

ABC-анализ для расстановки приоритетов.

(Вспоминаем и матрицу Эйзенхауэра).

Группы	А (важные и часто срочные дела).	В (средняя важность)	С (неважные, текучка)
Квадрат в матрице	I (срочные + важные) – дела управляют Вами, в силу своей срочности. II (несрочные + важные) – Вы управляете делами, выбирая способ из решения.	II (несрочные + важные) III (срочные + неважные)	III (срочные + неважные) IV (несрочные + неважные)
Количество дел от общего.	15%	20%	65%
Успех	65%	20%	15%
Выполнение	Самостоятельно	Почетно делегируем (что возможно, из квадранта II делегировать нельзя).	Делегируем всё что можем. Отказываемся от всего, что не нужно (квадрант IV).

Как делегировать.

1) Берем списки дел подлежащих делегированию.

2) Составляем список сотрудников и анализируем их способности, умения и желание работать, сферу ответственности и уровень занятости.

3) Сопоставляем списки и распределяем дела.

4) Беседуем с работниками, объясняем задачи, оцениваем реакцию.

---------------------------------------

С ув. ShadeNataly.

Источник: «Тайм-менеджмент за 30 минут». Ольга Азарова.